1、紙介質檔案是相對於電子檔案(儲存在硬碟、光碟等裡面,由數位電子計算機處理的檔案)而言,指列印或印刷甚至手寫在紙上的檔案資料。
2、具有不易改寫、易攜帶、人工識讀等特點。
3、電子檔案,是指通過計算機磁碟等裝置進行儲存,與紙質檔案相對應,相互關聯的通用電子影象檔案集合,通常以案卷為單位。
4、除了這些還有虛擬檔案,是用來區別於一些客觀存在的檔案實體,是將實體檔案資訊以位元組、位元方式表示並使之在電腦網路上流動,只有引入正確的軟體,硬體與足夠的背景細節,這些位元組與位元方可隨機定位到使用者所在的網路終端,以可被理解的文字、數字、影象、圖表、符號等到顯示使用者所需求的檔案實體的真實資訊。