1、不要使用非標準的傳真紙。劣質的傳真紙光潔度不夠，使用時會對感熱記錄頭和輸紙輥造成磨損。記錄紙上的化學染料配方不合理，會造成印字質量不佳，儲存時間變短。
2、不要隨意更換電源線。傳真機原機所帶電源線的插頭都是3針式插頭，中間1針起保護接地作用。若將其拔掉或改用兩針插頭，則對安全不利。
3、合紙艙蓋的動作不宜過猛。傳真機的感熱記錄頭大多裝在紙艙蓋的下面，合上紙艙蓋時動作過猛，輕則會使紙艙蓋變形，重則會造成感熱記錄頭的破裂和損壞。
4、有裝訂針、大頭針之類硬物的圖文資料，以及墨跡或膠水未乾的稿件不宜傳送。這是因為上述硬物容易劃傷掃描玻璃或其它裝置，引起傳真機故障。而稿件上的墨跡或膠水未乾則易弄髒掃描玻璃，造成傳真機發送質量下降。
5、不要頻繁地開機。這是因為每次開關機都會使機內的電子元器件發生冷熱變化，而頻繁的冷熱變化容易導致機內元器件提前老化，每次開機的衝擊電流也會縮短傳真機的使用壽命。經常通電其實是傳真機最好的保養方法。
6、傳真機周圍不要有大功率的用電裝置，不宜在高溫、強磁、強腐蝕性氣體的環境中使用。高溫、強腐蝕性氣體不但會影響傳真機記錄紙的印字質量，而且會對電子線路造成不良影響或毀壞。強磁場不僅會干擾通話，還會傳送的影象失真。
7、不要把傳真機當作影印機來使用，重要資料要用靜電覆印機影印後儲存。有人用傳真機的影印功能來複印資料。傳真機完成影印功能的主要部件是感熱記錄頭，它是傳真機最重要的部件之一，靠自身發熱工作，因應儘量減少其工作時間，以延長傳真機的使用壽命。另外傳真紙記錄的檔案不宜長期儲存。這是因為傳真紙上的化學染料不穩定，時間長了或受陽光照射後，傳真紙上的字會逐漸退色。因此，對於重要的、需要長期儲存的檔案，一定要用靜電覆印機影印一份長期儲存。
8、傳真機忌諱塵土，一旦塵土進入傳真機的光學掃描系統，會影響傳真機發送和影印的質量，塵土從窗戶的縫隙中進入室內，放在窗下的傳真機出現問題的可能性就大大增加了，清潔傳真機掃描系統的工作，對專業維修人員來說雖然並不是很困難，但也應該儘量避免麻煩；另外，雨季如果窗戶沒關，雨水進入傳真機造成短路故障將是一件很棘手的事情。
生活百科站
