PDF檔案使用了工業標準的壓縮演算法,通常比Postscript檔案小,易於傳輸與儲存。它還是頁獨立的,一個PDF檔案包含一個或多個“頁”,可以單獨處理各頁,特別適合多處理器系統的工作。
此外,一個PDF檔案還包含檔案中所使用的PDF格式版本,以及檔案中一些重要結構的定位資訊。正是由於 PDF檔案的種種優點,它逐漸成為出版業中的新寵。
PDF檔案格式在1990年代早期開發,以作為能夠包括檔案的格式、內建影象的分享方法,而且能夠跨平臺操作,即使完全不同的電腦平臺之上收件者未必有相關或合用的應用軟體介面可使用。當時與PDF一起競逐跨平臺檔案格式的,還包括DjVu、Envoy、Common Ground Digital Paper、Farallon Replica及Adobe自己本身的Postscript()格式。在當時全球資訊網及HTML文字尚未興起之時的最初幾年中,PDF在桌面出版工作流技術當中很受歡迎。